卓越時(shí)間管理與會(huì )議管理

【課程背景】

在日常工作與管理活動(dòng)開(kāi)展中，經(jīng)常出現以下現象：這個(gè)來(lái)電話(huà)，那個(gè)來(lái)請示、投訴；比誰(shuí)都忙，到處救火，工作越做越多；計劃趕不上變化或計劃從未兌現過(guò)；對什么都不放心，每天忙于事務(wù)性工作；每天忙的團團轉，工作抓不住重點(diǎn)，也沒(méi)空去規劃何為重點(diǎn)，如何保障重點(diǎn)工作的執行落地；總無(wú)法說(shuō)“不”，因此總要打亂時(shí)間計劃……工作效率一直無(wú)法提高。

與此同時(shí)，作為企業(yè)管理者，會(huì )議是中常管理工作中最常用的管理手段與溝通的工具，可以有效地幫助我們通過(guò)提升會(huì )議的組織效率，從而使組織成效更大程度的落地。

《卓越時(shí)間管理與會(huì )議管理》課程系統講解如何推進(jìn)高效工作，深度剖析時(shí)間管理不佳的原因?；谌绾斡行У靥嵘芾碇袝?huì )議引領(lǐng)和掌控的技巧而開(kāi)發(fā)，將會(huì )議組織的方法工具化。另一方面通過(guò)小組討論、案例研討、實(shí)操演練等形式，幫助完成從思維到行為的轉變，從而提高工作效能及組織內部運營(yíng)效率。

【課程收益】

1.了解時(shí)間管理的概念及重要性

2.提高時(shí)間管理技能

3.掌握高效時(shí)間管理的具體方法和技巧

4.掌握從組織會(huì )議到提升會(huì )議效能的方式與方法

5.掌握推進(jìn)組織整體效能的方法

【課程對象】中/基層管理人員

【授課方式】互動(dòng)游戲+案例討論+行動(dòng)學(xué)習+小組討論

【課程時(shí)長(cháng)】2天，12小時(shí)/天

【課程大綱】

第一單元：全面認知時(shí)間管理

1.時(shí)間對我們而言意味著(zhù)什么？

2.做好時(shí)間管理就是管理好我們的人生

3.時(shí)間管理不僅管理效率，更要管理好效能

4.麥肯錫工作法：效率與效能的差異

5.如何保障工作中的時(shí)間管理：充分的自我認知

1)角色背后是：位置、關(guān)系、職責、行為

2)偏重重要的事還是重要的人

3)清晰的選擇自己的目標并承擔負向結果

4)規劃好工作推進(jìn)的進(jìn)度及節奏

5)不斷的復盤(pán)改進(jìn)做閉環(huán)

6.職場(chǎng)高效時(shí)間管理的三大法寶

1)高效時(shí)間管理法寶1：通過(guò)目標管理好時(shí)間

2)高效時(shí)間管理法寶2：通過(guò)計劃管理好時(shí)間

3)高效時(shí)間管理法寶3：通過(guò)時(shí)間特性管理好時(shí)間

第二單元：通過(guò)目標管理好時(shí)間

1.案例討論：先有工作還是先有目標？

2.我們的工作從何而來(lái)？

3.通過(guò)目標管理時(shí)間的三大工具

1)戰略地圖

2)平衡積分卡

3)行動(dòng)計劃表

4.小組討論：是什么在影響目標實(shí)現？

5.目標達成的六個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：目標、信念、策略、計劃、資源、過(guò)程控制

6.目標設定的SMART原則

7.目標制定從SMART到SAIL

第三單元：通過(guò)計劃管理好時(shí)間

1.小組討論：計劃VS變化

2.工作計劃制定的基本原則

3.計劃是用來(lái)應對變化的

4.工作計劃的五大核心要素

1)質(zhì)量/目標：分階段目標與工作任務(wù)的關(guān)系

2)資源/預算：資源利用與工作任務(wù)的關(guān)系

3)人員委派：任務(wù)特點(diǎn)與人員委派

4)時(shí)間進(jìn)度：時(shí)間節點(diǎn)設計的方法

5)風(fēng)險預案

5.什么是結果

1)案例分析：有苦勞不是結果

2)案例分析：履行職責不是結果

3)案例分析：完成任務(wù)不是結果

6.工作中的匯報

1)及時(shí)匯報工作的好處

2)頻率與頻次

第四單元：通過(guò)時(shí)間特性管理好時(shí)間

1.時(shí)間有哪些特性

1)時(shí)間管理的內涵

2)時(shí)間管理的目的

3)時(shí)間管理的價(jià)值

2.對時(shí)間的態(tài)度

3.時(shí)間的四種占用

領(lǐng)導占用vs組織占用vs下屬占用vs自我占用

1)管理好自己的時(shí)間，要學(xué)會(huì )分輕重緩急

4.時(shí)間管理就是做決策

1)小測試：南轅北轍還在策馬揚鞭

5.時(shí)間管理的歷史：1-4代時(shí)間管理

1)第一代時(shí)間管理：備忘錄

2)第二代時(shí)間管理：規劃與執行

3)第三代時(shí)間管理：優(yōu)先級

4)第四代時(shí)間管理：重要性

6.時(shí)間管理的四大象限解析

1)四象限規劃的重點(diǎn)

2)四象限規劃的障礙

7.富蘭克林時(shí)間管理手冊及運用

1)課堂練習：如何規劃你的時(shí)間

第五單元：凡是會(huì )議，必有準備

1.會(huì )議的最大成本——時(shí)間成本 

2.沒(méi)有結果的會(huì )議=對公司犯罪 

3.沒(méi)有準備的會(huì )議=集體謀殺 

4.解決方法：事先檢查制度 

5.沒(méi)有準備好的會(huì )議談何成效 

6.開(kāi)會(huì )前——準備會(huì )議資料——理清思路

第六單元：凡是會(huì )議，必有及流程

1.明確會(huì )議產(chǎn)出

2.明確會(huì )議紀律

1)遲到/早退

2)未提前準備會(huì )議資料/數據

3)相互攻擊/推諉

3.確認會(huì )議議程

1)會(huì )議時(shí)間

2)會(huì )議內容

3)準備資料

4)工作協(xié)調

5)發(fā)言時(shí)間、討論時(shí)間

6)會(huì )議監控官—參會(huì )人—計時(shí)發(fā)言—鎖定主題—時(shí)間控制

4.會(huì )議紀要

1)會(huì )議決議

2)執行人員

3)完成期限

4)資源整合

5)風(fēng)險控制

第七單元：凡是會(huì )議，必有障礙

1.來(lái)自會(huì )議管理中障礙

1)你部門(mén)認為的重點(diǎn)，卻不是其他部門(mén)認可的重點(diǎn)

2)你部門(mén)認為的目標，卻不是其他部門(mén)眼中的目標

3)你手中沒(méi)有可讓關(guān)聯(lián)部門(mén)必須全力配合你的全力

2.在跨部門(mén)會(huì )議中，“應該“和道理失去了作用，

3.只有以目的導向地看清事實(shí)；

4.當你無(wú)法命令他人時(shí)，只能靠激發(fā)他人的積極性來(lái)合作；

5.你需要以幫助他人的行動(dòng)來(lái)獲得他人對你的支持。

6.場(chǎng)景化案例演練4：大客戶(hù)訂單丟失誰(shuí)之過(guò)？（上）

1)問(wèn)題1：分析影響大客戶(hù)訂單丟失的三個(gè)重要部門(mén)

2)問(wèn)題2：找出導致大客戶(hù)訂單丟失的最重要的5個(gè)原因

7.做了什么或負了什么責任不一定等于對他人的價(jià)值。

8.對他人的貢獻就是他人從你的行動(dòng)中獲得的需求滿(mǎn)足和價(jià)值鏈接。

9.完成工作和貢獻價(jià)值的區別

10.價(jià)值貢獻的定義：貢獻=價(jià)值*能力

第八單元：凡是會(huì )議，必有策劃及產(chǎn)出

1.場(chǎng)景化案例演練4：大客戶(hù)訂單丟失誰(shuí)之過(guò)？（下）

1)問(wèn)題1：銷(xiāo)售部對儲運部的價(jià)值貢獻

2)問(wèn)題2：儲運部對銷(xiāo)售部的價(jià)值貢獻

2.實(shí)戰討論：

1)描述你的部門(mén)價(jià)值

2)繪制你的部門(mén)實(shí)現價(jià)值的能力曲線(xiàn)

3.場(chǎng)景化案例演練5：復盤(pán)大客戶(hù)訂單丟失始末

1)問(wèn)題1：如果重來(lái)一次我們該如何應對？

4.如何制定確保會(huì )議成功的策略

1)以目的為導向

2)以目標精準為設定

3)清晰分析和定位關(guān)鍵的協(xié)作節點(diǎn)

4)找準關(guān)鍵節點(diǎn)上關(guān)鍵人物的關(guān)注點(diǎn)

5)制定準確的協(xié)作策略

5.準確地劃分跨部門(mén)會(huì )議中的人際溝通障礙：

1)聆聽(tīng)障礙導致的互不理解

2)利益沖突導致的互不相容

3)立場(chǎng)不同導致的互不融合

4)性格障礙導致的互不喜歡